У випадку, якщо документ, що був засвідчений або виданий нотаріусом, втрачений або пошкоджений, можна отримати дублікат цього документа від нотаріуса.
Перед тим, як екземпляри документів, засвідчених або виданих нотаріусом, будуть передані до архіву, нотаріус видає дублікат втраченого або пошкодженого документа. Дублікат повинен містити повний текст оригінального засвідченого або виданого документа, який втрачає свою чинність.
На дублікаті документа робиться відмітка, що він має таку ж силу, як оригінал, і проводиться підпис, що засвідчує це. Крім того, нотаріус робить відмітку про видачу дубліката на копії документа, яка зберігається в справах державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса.
Документи для отримання дублікатів
- Паспорт
- Ідентифікаційний номер за ДРФО
Особливості видачі дублікатів
Згідно з письмовою заявою спадкоємців осіб, щодо яких або за дорученням яких нотаріус виконував дії, а також на запит нотаріуса, який розглядає спадкову справу, можуть видаватись дублікати документів, які були засвідчені або видані нотаріусом. У такому випадку нотаріусу подаються документи, що підтверджують стосунки зазначених осіб (наприклад, свідоцтво виконавця заповіту), а також свідоцтво про смерть таких осіб.
Дублікат заповіту може видаватись спадкоємцям, зазначеним у заповіті, або виконавцю заповіту після представлення свідоцтва про смерть заповідача. Якщо зазначені спадкоємці вже померли, дублікат може бути виданий їх спадкоємцям після представлення свідоцтва про смерть заповідача та померлого спадкоємця.
При поданні заяви про видачу дубліката заповіту або іншого документа спадкоємцям осіб, за дорученням яких або щодо яких були здійснені нотаріальні дії, або виконавцю заповіту, нотаріус залучає засвідчену ним фотокопію свідоцтва про смерть та засвідчені фотокопії інших документів, що підтверджують сімейні зв’язки.
Не видаватиметься дублікат секретного заповіту.
Нотаріус перевіряє дійсність втраченої довіреності шляхом перевірки Єдиного реєстру довіреностей перед видачею дубліката.
Дублікати втрачених довіреностей підлягають обов’язковій реєстрації в Єдиному реєстрі довіреностей відповідно до Положення про Єдиний реєстр довіреностей, яке було затверджено наказом Міністерства юстиції України.