Нотаріус засвідчує вірність копії (фотокопії) документа та виписки з нього, за умови, що вони не суперечать закону, мають юридичне значення та засвідчення вірності копій (фотокопій) таких документів не заборонено законом.
Документи необхідні для засвідчення копії:
- Оригінал документа, копія якого засвідчуватиметься;
- Паспорт людини засвідчує копію;
- Реєстраційний номер облікової картки платника податків (ІПН).
Особливості засвідчення копій нотаріусом
Під час процедури нотаріального засвідчення, нотаріус порівнює копію (або витяг з документа) з оригіналом і підтверджує їх відповідність.
Засвідчення вірності копії документа, виданого фізичною особою, можливе тільки в разі, якщо оригінал має засвідчений нотаріусом або уповноваженою посадовою особою підпис фізичної особи (наприклад, в органах місцевого самоврядування, місця роботи, навчання або лікування).
Існують обмеження щодо засвідчення певних документів, які посвідчують особу, наприклад, посвідчення депутата, військового квитка, службових посвідчень та інших, з яких не дозволяється брати копії.
Крім того, копія додатка до документа не може бути засвідчена, якщо основна частина цього документа не надана нотаріусу в оригіналі.
Нотаріус може засвідчити вірність копії, яка була знята не з оригіналу, а з іншої копії документа. Проте це можливо лише у разі, якщо вірність копії-першоджерела була раніше підтверджена і видана тією ж юридичною особою (організацією), яка видала й оригінальний документ.
У такому випадку копія повинна бути надрукована на бланку юридичної особи із печаткою та відміткою, що оригінальний документ зберігається у цій юридичній особі.
Копію рішення суду можна засвідчити нотаріусом, якщо на ній є відмітка про те, що це рішення суду набуло чинності. Нотаріус також перевіряє наявність запису про те, що оригінал судового рішення зберігається у матеріалах судової справи (необхідно вказати номер справи).
Якщо копія документа потрібна для використання в іншій країні, її вірність може бути підтверджена лише після легалізації оригіналу документа.
Для легалізації документів про освіту, достатньо апостилі, що є спеціальною формою, підтверджуючою чинність документа про освіту, отриманого в одній країні, на території іншої.